有限会社 湯山設備工業所 様

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導入前の問題点
導入後の変化
●ソフト活用は現場登録ベースで原価は台帳管理、見積・請求データとの連携がとれていなかった
●完成現場と請求・支払のデータリンクがないため請求漏れや過払いなどのミスがあった
●過去5年で倍増した受注件数管理に台帳含めてデータリンクしていないソフトでは対応が限界に
●見積、実行予算、請求、完成まで現場登録に完全連携するようになった
●予算から完成、請求・支払まで連携したことと帳票を活用したチェックで単純ミスは根絶へ
●受注件数、売上げとも急成長ながら、これまでの人員と時間で業務効率アップ

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1964(昭和39)年創業で、現在は埼玉県内全域を主に大規模な宅地造成と、それに伴う戸建て建築の上下水道配管設備工事と付帯する土木工事、住宅水周りの設備工事を手がける湯山設備工業所。三代目となる酒寄幹弘社長就任後は業績の伸びが著しく、公共工事の受注も増やしながら売上げ規模は倍増に。急成長の要因は「引き合いのあった仕事を断らずに請けてきただけ」と屈託ないが、協力業者の多さとクオリティの高さが元請けからの絶大な信頼につながっている。そんな絶好調企業の酒寄社長とスタッフである桜井久美さんに、「アイキューブ本家シリーズ」の使い勝手をうかがってみた。

急増する物件数の予算から請求まで一元管理

湯山設備工業所が「アイキューブ本家シリーズ」を導入したのは2013年5月のこと。4月決算を終え、新年度から原価管理ソフトを刷新した。導入の背景は、過去5年で倍増した現場物件数の履歴管理に加えて、実行予算から発注書、請求書とシームレスに流れるシステムの必要に迫られたからである。

酒寄社長:それまで2年間ほど使用していたソフトは、現場の件数登録に発注書の発行ができる程度の簡易なもので、支払明細まで含めた工事原価のデータベース構築まではできませんでした。導入時は、そうした目的まで意図してなかったわけですが、年々受注物件が増え続ける中で、さまざまな帳票作成に対応できないため現場と経理のチェックが遅れたり、請求漏れや過払いも発生するなどの問題が目立ってきました。 新たに導入するソフトに求めたのは、現場ごとの実行予算作成から発注入力、注文書発行を経て、リアルタイムの原価管理を行いながらシームレスに、完成後は請求書を発行できるものでした。「アイキューブ本家シリーズ」を選んだ決め手は、本社と仙台、群馬の各営業所を結んでいたVPNネットワークとの相性がよかったことに加え、決算後の新年度から稼働させたいにもかかわらず問い合わせが約1ヶ月前でした。そのスピードで対応してくれたのがアイキューブだけだったのも、大きな要因でした。

請求処理の現場登録連動で単純ミスも根絶

「アイキューブ本家シリーズ」導入以前の湯山設備工業所では、工事原価は台帳ベースで管理し、そこから抜き出した数字をExcelに落として見積書や請求書を作成していたという。「アイキューブ本家シリーズ」導入後は、確定見積りを現場登録に送れば予算も立ち、そのデータが発注、請求と流れるよう環境が一変した。

桜井:たとえば、発注書に対する請求入力は注文番号から呼び出して迅速に処理できるので、スピード化による業務改善効果は抜群です。台帳から拾い上げて入力していたころの請求タイミングは現在と変わりありませんが、件数が倍増しているところを同じ人員と時間で処理できているので、「アイキューブ本家シリーズ」は倍の処理スピードを達成していることになりますね。

受注件数増加と、それに伴う下請け業者や協力会社の増加で煩雑化していた支払・請求管理のミスも激減したという。

桜井:現在は、メイン事業である宅地造成に伴う設備工事と単発の住宅設備、そして公共工事を合わせると千数百件から2000件近くの現場登録があります。件数に対する原価項目も多岐にわたり、材料の仕入れ先から施工協力会社まで請求・支払先も膨大です。「アイキューブ本家シリーズ」では原価管理が明瞭になり、請求登録で完成処理をすれば現場登録にも連動するので、以前は月数件あった請求漏れや過払いといったミスも防げるようになりました。さらに、目的別さまざまに作成できる帳票出力で現場と管理部門の間のチェックも確実になりました。特に自由帳票作成は、細かな条件設定ができる上によく使う設定はメモリ登録できるので大変便利です。まだまだ使いこなせていない機能も多いと思いますが、そんなときはアイキューブさんにすぐ電話をして確認します。サポート対応も丁寧なので大助かりですね。

原価意識のアップと正確な予算管理が定着

 「アイキューブ本家シリーズ」導入から2年後には、公共工事の入札対応のため実行予算を組めるよう機能追加を施した。これにより、現場ごとの担当者がスムーズに見積りから予算作成まで行えるようなった。

酒寄社長:項目ごと会社で決めた原価を私があらかじめ入力しておくことで、どの現場監督でも実行予算を組めるようになりました。「アイキューブ本家シリーズ」の予算実績推移表などを活用することで、現場監督たちの原価管理意識も徹底されています。旧来の予算管理で怖いのは、多岐にわたる材料の仕入れや業者の納入ミスなどで、自分の現場からずるずるとお金が出ていくことに気付かないことがあったことです。これが「アイキューブ本家シリーズ」導入後は工事番号による管理を徹底し、日々データチェックすることでミスも少なくなりました。私も、モバイル利用含めて抜き打ちでチェックするので会社全体の原価と予算の把握が、以前より早く明確になったと実感しています。

お客様情報

会社名 有限会社 湯山設備工業所
事業内容 土木設備工事業
所在地 埼玉県川越市中台元町1-5-15
TEL 049-242-5064
URL http://www.maroon.dti.ne.jp/yuyama/
導入システム ●原価本家:10ライセンス
●入金支払本家:10ライセンス
●見積本家:10ライセンス
●予測オプション:10ライセンス
●自由設計帳票オプション:10ライセンス
●請求書発行オプション:10ライセンス
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