協和工業株式会社様

導入前の問題点
導入後の変化
●データが蓄積しすぎてレスポンスが悪い
● WindowsXP に対応できなかった
●バージョンアップは基本的になし
●経理と原価管理が完全に独立
●締め後の月末作業は非常に忙しい
●導入4 年後でもレスポンスの低下はなし
●新しいハードウェアでも対応できる
●定期的なバージョンアップで不具合の解消と機能の強化が図れる
●経理ソフトである奉行シリーズと連携して管理業務の省力化を実現
●月末処理は楽に。ギリギリの請求書でも処理可能

協和工業株式会社は、埼玉県を拠点に関東近県のガス設備工事を中心に事業展開している。これまでは独自の原価管理システムで運用してきたが、扱うデータ量の増加に伴い、処理速度に不満を抱くようになった。それがきっかけでシステムを一新。「アイキューブ原価管理 本家シリーズ」を導入した。

既存のシステムが限界に…

 マンションのガス配管工事や道路へのガス管埋設など、ガスに関する設備工事全てを中心に、上下水道設備、ガス管埋設に伴う舗装工事などの事業展開を図っている協和工業株式会社。埼玉県に本社、千葉県に営業所を持ち、顧客は大東ガス、京葉ガスが中心となるが、プロパンガスの設備工事もあるため、関東近県の広範 囲を営業エリアとして持つ。また、30 階以上の高層マンションやディズニーシーへの施工実績もあるなど、高い技術力が信頼されている。
原価管理のシステムは10 年ほど前から導入済みであった同社。それは個人のプログラマーが開発したオーダーメードの管理システムだった。

石下氏:以前の原価管理システムですが、導入当初は非常に満足していました。VisualBasic によるオーダーメードの開発であったため、こちらの要望を盛り込んでくれましたしね。ただ、やはり年月が経つにつれて、不満な面も出てくるようになりました。一番の問題は処理速度が遅く感じられるようになってきたという問題です。原因は機能追加によりソフトウェアが肥大化したこと、そして扱うデータ量が増加していったことでしょう。最初は早かったリスト表示が、数年後には数分かかってしまうといった状況でしたから…。アイキューブに乗り換える直前では、かなりストレスを感じていたのを覚えています

協和工業株式会社

速度的な問題はハードウェアを高性能なものに置き換えることである程度回避できる場合もある。協和工業でもハードウェアの置き換えを実践しようとしたが、WindowsXP が主流になったことで決定的な問題が起こった。

石下氏:ソフトウェア的な見直しも限界にきており、ハードウェアを新しいものに置き換えようとしたところ、ソフトウェアがWindowsXP では動作しないということがわかったんです。このまま古いハードウェアを使っていても効率が悪くなる一方ですし、これはもうシステム丸ごと入れ替えるしかないな、という結論に達しました。それがちょうど5年ほど前でしょうか。

こうして原価管理システムの総入れ替えを決意した協和工業だが、原価管理システムを刷新する前に新しい経理システムを導入することになる。

経理システムとの完全連動に魅力を感じる

石下氏:取引のあった業者になにか良いソフトウェアはないかと打診したところ、現場単位で入力ができる経理ソフトがあるということで、OBC の奉行シリーズを紹介されました。なるほど、良いなとは思ったのですが、現場ごとの入力はできても、奉行シリーズだけでは原価管理まではしっかりとできなかったんです。
今までの原価管理システムでは、受注から実行予算立て、支払い、入金の管理まで一連の業務を行っていたので、当然同等以上の機能が欲しいですよね。それに加え、今までの問題点を解決してくれる原価管理システムを探しました。

今までの問題点を具体的に挙げると、【1】データが増えるに従って処理速度が遅くなる。【2】経理と原価管理が別々のシステムのため再入力の手間がかかる。【3】スタンドアロンの環境ゆえに入力の順番待ちが発生する。という部分が大きな点だ。システム導入当初は、まだパソコンでの作業がそれほど多くなかったため、「独立した小さなシステムでも満足できたが、コンピューターを使った業務になれるにつれその便利さがわかり、やりたいことは多いのに処理が追いつかないという不満点が次第に多くなってきた」(石下氏)のだ。

石下氏:アイキューブさんとの出会いは、建設奉行と完全連動した原価管理ソフトを開発しているということで紹介されたことに始まります。この経理原価管理の一元化が可能という点が「アイキューブ原価管理 本家シリーズ」を導入した一番大きな決め手となった部分ですね。今までは原価管理システムから紙に出力した帳票を経理で再入力していたのですが、システム内で連動していますの、当然再入力の手間が省けますし、なにより入力ミスが発生しないことは容易に想像が付きます。
そしてネットワークに対応していることも重要な決め手ですね。複数台の端末から同時に入力ができることは、今までのように入力の順番待ちによるストレスは減るでしょうし、業務の効率化にもつながります。また、パッケージソフトということで、定期的なバージョンアップがあるのも魅力です。オーダーメードで開発したシステムは、こちらから機能追加の要望を出さないと、バージョンアップしませんし、個人の方ですと作業のキャパシティにも限界があります。アイキューブ原価管理の場合は保守料金でバージョンアップが付いてくる。不具合修正や機能追加を適宜行ってくれるのは助かります。

合わないところは細かなカスタマイズで対応

ただ、以前は完全オーダーメードのシステム。アイキューブ原価管理はパッケージソフトということで、自社の業務にマッチするか、という不安はなかったのだろうか。

石下氏:実をいうと、アイキューブ原価管理を初めてみたとき当社には合わないな、というのが率直な感想でした。それは何故かというと、以前は完全に独自システムだったのに対し、アイキューブ原価管理はある程度一般化された製品ですから、弊社にあった業務ができないのではないかと思ったからです。ただ、合わなかったのはアウトプット、つまり出力される帳票のレイアウトの部分と、消費税の計算方法だけだったのです。細かいことをいえば、部門別の一覧表をそれぞれ別の紙に印刷するのではなく、全てまとめて印刷したいといった希望があったり、金額の入力を税抜きではなく税込みにしたいといったことです。報告書としても活用する帳票のレイアウトを変えることは絶対にできなかったのですが、カスタマイズできるということで改善していただきました。本当に良くやってくれたと思いますよ。現在は全て独自の帳票でアウトプットしていますし、入力も全く問題なく行えていますね。

すでに導入しているシステムを刷新するとなると、不安になるのがその切り替えのタイミングと安全性だ。協和工業の場合は期末の締めを利用して切り替えた。

石下氏:弊社では年間数百件という工事を行っていますので、期中のシステム切り替えはリスクが伴うと考えたので、年度末に一旦締めた後で切り替え を実行しました。期をまたぐ仕事は20 件程度でしたので、それだけはアウトプットしておき、切り替えが終わった後で入力するという手法をとりました。顧客や業者のマスターなど移行しなければならない必要なデータのほとんどは、アイキューブさんに以前のシステムから吸い上げてもらい、新システムに移行する作業を行ってもらいました。特に大き なトラブルもなくスムーズに切り替えられたと思っています。

アイキューブ原価管理が与えた効能とは?

実際に運用を始めてから、協和工業にとってどのような変化があったのだろうか。

石下氏:ホント、楽になりましたよ。請求書の入力などは工務で入力したデータをそのまま使えますので、今は合計を確認するだけですから(笑)。振り 込みもそっくりそのままEB のデータに変換するだけでできます。今までは、20日で締めてから請求書が上がってくるのが2日後くらい、そこから振替伝票を起こして、試算表を作成して、など行っていると月末ギリギリになってしまったんですね。正味7日くらいかかっていたのが、今では確認だけですので、1日で終わります。もちろん、全ての作業を 1日で集約して行えるわけではないので数日はかかりますが、今日はこの案件の確認ができるのでピュッとデータを取り出して確認、終わったら次のデータをピュッと取り出して確認、“ピュッ、ピュッ、ハイOK”といった感じで(笑)。今まで忙しかった月末にゆとりが持てるようになっています。ギリギリの請求書でも処理できるようになりましたしね。また、当然ながら経理と原価で数字が合わないといったミスもなくなりました。

また、協和工業では、千葉営業所ともターミナルサーバーを介してオンラインで結んでいる。今まではスタンドアロンの環境だったので、フロッピーにデータを保存して本社で確認というフローだったのが、本社にいながらリアルタイムで千葉営業所のデータを確認することができるようになった。また、関連会社の「大東ガスサービス」も、千葉営業所と同様にオンラインで結ばれている。

石下氏:すでに導入してから4 年ほど経ちますが、以前のようなレスポンスの低下はなく、大きな不具合も発生していません。細かい不満点などは、使いやすくカスタマイズしてくれるのも良いですね。パッケージソフトであるのに、柔軟に対応してくれるのは本当に安心できます。

なお、千葉営業所ではガス工事用のテンプレートを導入している。これはガス工事特有の業務の流れを専用のフォーマットにてよりきめ細かな原価管理に対応できるというもの。たとえば作業の点数管理や、班別の明細管理に対応している。

石下氏:これからあればいいなと思うのはOCR による入力補助でしょうか。専属の業者には、決まったフォーマットの帳票に記入してもらい、それをOCRで読み取ればかなりの省力化にはつながると思います。読み取りミスのチェックという課題が発生しますが、実現すれば面白いんじゃないかなと思いますね。これからも、便利な機能の追加を期待していますよ。

お客様情報

会社名 協和工業株式会社
事業内容 ガス設備工事業
所在地 埼玉県富士見市針ヶ谷1-9-9
TEL 049-254-2422
導入システム ●原価本家:10 ライセンス
●入金支払本家:10 ライセンス
●ガス工事用テンプレート:1 ライセンス(千葉営業所)
●建設奉行:10 ライセンス
●給与奉行:1 ライセンス
導入事例PDF 導入事例をダウンロード

導入事例一覧へ戻る